1. ENGLISH

Kaos GL Yol Masrafları Yönergesi

 
 
Yönetim Kurulu Kabul Tarihi:
SEYAHAT MASRAFLARININ KARŞILANMASINA İLİŞKİN KURALLAR
1. Amaç ve Kapsam                                                                                  
 
1.1 Amaç:
Bu kurallarla, Kaos GL Derneği tarafından verilmiş bulunan görevlerin daha etkin bir şekilde yürütülmesi için geçici olarak başka bir yerde görevlendirileceklere gerçek usulde belgelendirme karşılığı ödenecek masrafların miktarı ile usul ve esaslarını belirleyerek, mali şeffaflığa hizmet etmektir.
 
1.2 Kapsam:
 
Kişiler açısından kapsam: Bu kurallar tüm resmi üyeler, çalışanlar, stajyerler ve Kaos GL Derneği tarafından görevlendirilen gönüllüler ya da uzmanlar için uygulanır.
 
İlgili belgeler: Satın almalar konusunda, bu belge “Kaos GL Satın Alma Kuralları” belgesinden daha ayrıntılı bazı özel hükümleri içermektedir ve çelişki durumunda “Seyahat Masraflarının Karşılanmasına İlişkin Kurallar” öncelikli olarak uygulanmalıdır.
2. Masrafların Karşılanmasına Hak Kazanma
Kaos GL verilmiş bir görevin yerine getirilmesi amacıyla ve yetkili makamın onayı ile;
·        Görevli olarak başka bir yere gideceklere,
·        Konferans, Kongre, Panel, Kurs, Seminer ve benzeri toplantılara katılacaklara,
·        Görevleri ve olağan toplantıları nedeniyle ziyaret yapması gereken Yönetim, Denetleme ve Disiplin Kurulu üyelerine,
·        Kaos GL Programlarında yer alan ziyaretleri yapacaklara,
·        Uydu kentlerde ikamet eden LGBTİ mültecilere acil durumlarda seyahat masrafları, güvenliği tehdit altında LGBTİ aktivistlere ve hayati tehlike altında olan LGBTİ’lere
 
bu belgede yazılı esaslar dahilinde gerçek usulde belgelendirme esasına dayalı olarak seyahat masrafları geri ödenir.
Seyahat masraflarının karşılanmasına hak kazananların aile bireyleri veya yakınları için herhangi bir ödeme yapılmaz.
3. Geçici Görevlendirme Yetkisi ve Onayı
Üyeler ve görevlendirilen uzmanlar için görevlendirme yetkisi ve onay makamı Yönetim Kuruludur; çalışanlar için görevlendirme yetkilisi genel koordinatör ve yönetim kurulu, onay makamı Yönetim Kuruludur.
Yönetim, Denetleme ve Disiplin Kurulları üyeleri ve Sosyal Denetçi’den, olağan kurul toplantıları için seyahat etmek ve konaklamak zorunda olanlar için, kurul toplantılarına ilişkin toplantı tutanağı (kurul kararı) görev onayı yerine geçer.
Proje faaliyetleri doğrultusunda proje koordinatörünün proje takvimi kapsamında görevlendirildiği kabul edilir.
Proje bazlı ve davetli etkinliklerde yönetim kurulu onayı veyahut görevlendirme yazısına gerek yoktur. Yazılan projeler Yönetim Kurulunun onayı ile gerçekleştiği için projenin eylem planı onaylanmış olur.
Şehir dışı etkinlikleri aylık olarak Genel Koordinatör tarafından yönetim kuruluna mail ile bilgilendirme yapılır.
4. Seyahat Masrafları Kapsamı ve Tutarları
4.1 Şehir dışı harcırah ve konaklama
Oda ve kahvaltı olarak konaklama yapılır. Konaklama, Türkiye içinde İstanbul harici şehirlerde KDV dâhil 40-60 EURO arasında olabilir. İstanbul için konaklama ücretlerinin diğer illerden farklılık göstermesi sebebi ile bu limit günlük KDV dâhil 100 EURO’ dur. Maliyeti azaltmak amacıyla; çift kişilik odalarda kalınabilecek durumlarda bu seçenek tercih edilmelidir. Otel odasından yapılan telefon görüşmeleri veya mini bar kullanımı gibi diğer giderler Kaos GL tarafından karşılanmaz.
Kaos GL tarafından düzenlenen etkinliklerde yemek-ikram gibi toplantı giderleri dernek tarafından satın alma kuralları dikkate alınarak karşılanır.
Projelerde belirlenmiş şehir dışı harcırah tutarı var ise söz konusu projeler için ilgili tutarlar baz alınarak harcırah bordrosu düzenlenir.
Harcırah bordrosu düzenlenirken Maliye Bakanlığının memur maaş katsayılarını dikkate alarak belirlediği “Gelir Vergisinden İstisna Edilen Yurt İçi ve Yurt Dışı Gündelik Tutarları” esas alınarak Gelir Vergisinden istisna olan kısım düşülerek hesaplanan vergi idari usuller çerçevesinde vergi olarak ödenecektir.
Harcırah ödemesi, şehir dışında bir günün geçirilmesiyle mümkündür.
Proje faaliyeti dışında, şehir dışında geçirilen her bir gün için yine “Gelir Vergisinden İstisna Edilen Yurt İçi ve Yurt Dışı Gündelik Tutarları” baz alınır ve ödemeler vergiden istisna olan üst sınıra göre yapılır. Gidilen şehrin, etkinliğin ve özel şartların gerektirmesi durumunda bu sınır aşıldığında yine harcırah bordrosu düzenlenerek aşan kısım için tahakkuk eden vergiler ödenir. Söz konusu günlük harcırah personelin yemek vb. gibi gündelik giderleri için verilmiş olur ve ayrıca belgelenen şehir içi ulaşım ücreti harcama formu doldurulması ve fişlerinin/faturalarının ekinde ibraz edilmesiyle banka yoluyla personele ödenir.
4.2 Ulaşım:
Ulaşımda en uygun araç tercih edilir. Uygun araç tanımlaması yapılırken işin yoğunluğu ve ulaşım sıklığı hesaba katılır. Etkinliklerde katılımcı sayısını arttırmak amacıyla maliyeti uygun olan ulaşım seçeneği tercih edilir.
·        Şehir içi ulaşımda mümkün oldukça toplu taşıma araçları ile otogar ve havaalanı servisleri kullanılmalıdır.
·        Şehir içi ulaşımda taksi/transfer kullanımı ancak başka alternatiflerinin daha pahalı olduğu durumlarda söz konusudur (örneğin 3 kişinin havaalanı servisini kullanmak için yapacakları harcama taksiden daha pahalı olacaksa). Taksi kullanımı belgelendirilmelidir.
·        Yurt dışından gelen konukların ulaşım saatlerinde havaalanından taksi dışında bir seçeneğin olmaması durumunda transfer şirketi ile ulaşım sağlanabilir. Gecikmelerden kaynaklı ulaşım problemlerinde istisnai bir durum olarak taksi ödemesi veyahut transfer hizmeti sağlanır.
·        Ulaşım bütçesi, şehirlerarası yolculuk için zaruri olan ulaşım kalemlerini kapsar. Bu kalem şunlardan oluşur: Uçak/Otobüs bileti ile otogar/havaalanı ve konaklama yapılacak otel/mekan arasında (gidiş-dönüş birer kere) kullanılan ulaşım aracı ücreti. Bunun dışında şehirde kalınan sürede yapılan diğer ulaşım masrafları günlük harcırah içinde değerlendirilir ve kişiye ayrıca ödeme yapılmaz.
 
4.3 Yolculuk Biletlerinin temini:
Kurum adına düzenlenen toplantılar için uçak biletleri alımı faturalandırma kolaylığı sebebiyle ilgili çalışan tarafından yapılır. Masrafların en aza indirilmesi esastır; bu sebeple; ilgili çalışan toplantı tarihi belli olur olmaz ve tercihen toplantı tarihinden en az 1 ay önce; belirlenen katılımcılara e-posta yolu ile uygun oldukları seyahat tarih ve saatlerini sorar; herhangi bir karışıklığa meydan verilmemesi için katılımcılar e postada belirtilen son tarihe kadar seyahat detaylarını çalışana e posta yolu ile bildirirler. İlgili çalışan katılımcıları telefonla arayarak bilgi almakla yükümlü değildir. Seyahat detaylarını belirlenen süre içerisinde çalışana bildirmeyen katılımcılar, uçak biletlerini kendileri alarak harcama formu eşliğinde ofise ulaştırdıkları takdirde geri ödemelerini alacaklardır. Yalnız ayrı alınan biletlerin de en az 20 gün önce alınmaları; böylelikle bütçe aşımlarının önüne geçilmesi gereklidir.
Ulaşım konusunda organizasyon firmasının desteği ile tren ve otobüs biletleri de alınabilir.
 
4.4. Ulaşım, konaklama için yönetim kurulunun proje kapsamında rutin satın almalar için uygun bulduğu firmalar tercih edilir.
5. Yurt Dışı Seyahat Masraflarının Karşılanması
Yurt dışı seyahatlerin Kaos GL tarafından karşılanması istisnai bir durumdur ve Yönetim Kurulu kararı gerektirmektedir. Seyahatler için harcama limiti her bir öğün için 10 Euro’dur.
 
6. Avans Verilmesi
Bu belge esaslarına göre gerekli görüldüğü durumlarda öngörülen seyahat masraflarına mahsuben, tahmini masraf miktarı göz önünde bulundurulmak suretiyle, avans ödenebilir. Daha önce almış olduğu avansı kapatmayan kişilere yeni avans verilmez.
Avans ödemeleri ve avans iadeleri banka yoluyla yapılır.
7. Avansın Mahsubu
Avans alanlardan seyahat bitiminden itibaren 15 günlük süre içinde avansını kapatmayanlara ikinci avans alamazlar.
8. Gerçeğe Aykırı Beyanda Bulunulması
Gerçeğe aykırı veya yanlış beyanda bulunduğu tespit edilen kişilerden fazla ödenmiş olan tutarın iadesi talep edilir.
9. Masraflarını Kendileri Üstlenerek Gitmek İsteyenler
Görevlendirilenlerden kendi isteği ile masraflarını kendileri üstlenerek gitmek isteyenlere herhangi bir ödeme yapılmaz. Masraflarını kendisi üstlenerek gitme isteğinin bir dilekçe ile derneğe bildirilmesi gerekir.
10.Masrafların Ödenmesi
Şehir dışına gidecek olan kişinin etkinlikten en az 1 hafta önce Genel Koordinatörü ve Finans Koordinatörünü e-posta ile bilgilendirmesi ve talep etmesi halinde harcırahı şehir dışına çıkmadan önce ödenir ve diğer masrafları için döndükten sonra belgelendirme usulüne göre ek ödeme yapılır. Harcırah talebinde bulunmadan veya geç bulunarak şehir dışına çıkan kişiler masraflarını kendileri karşılayacak ve döndüklerinde harcama formu doldurup, fişlerin/faturaların orijinallerini formun ekinde ibraz ettikten sonra banka yoluyla ödemelerini alabileceklerdir.
11.İstisnai Durumlar
Bu belgede belirtilen hususlara çeşitli sebeplerle uyulamadığı durumlarda; harcama kararı ve harcama formuna karşılık yapılacak ödeme ancak hem genel koordinatörün hem de yönetim kurulu başkanının yazılı onayı ile gerçekleştirilir. İmzalı onayların hemen alınamadığı durumlarda onay e-posta yolu ile alınır; daha sonra ilgili formlar imzalanır.
12. Bu Belgede Yer Almayan Hususlar
Bu belgede ve “Kaos GL Satın Alma Prosedürü” belgesinde yer almayan veya aksine hüküm içermeyen hususlarda Harcırah Kanunu ve Yurt dışı gündeliklerinin tespitine ilişkin Bakanlar Kurulu kararı hükümleri uygulanır.