1. ENGLISH

Kaos GL İnsan Kaynakları Yönetim Standartları Ve İdari Usuller

 

Çalışanlar ve Ofis Gönüllülerine Yönelik Kaos GL Derneği iç belgesidir.

 

Belge Kabul Tarihi:

İnsan Kaynakları Yönetim Standartları ve İdari Usuller

Kaos GL Derneği, homofobi ve ayrımcılıklarla mücadele ile insan hakları hareketinin ayrılmaz bir parçası olarak sadece kampanya ve çalışmalarında değil, günlük işleyişi ve iç iletişimi bakımından da insan haklarına saygı gösterme, bu hakları koruma ve bunları yaygınlaştırmayı da kendine ilke edinir. Bu bağlamda, sadece içinde yer aldığı sivil sektörle sınırlı kalmamak üzere, çalışma ilişkileri ve hakları bakımından örnek bir uygulayıcı olabilmek için gereken önlemleri almayı ve buna dair tüm adımları atmayı bir sorumluluk olarak üstlenir.

Kaos GL Derneği, bir yandan kurumsal ihtiyaçlar doğrultusunda kendisini esnek ve uygun bir biçimde yönetirken bir yandan da kurumun temel yapıtaşlarından olan çalışanlarının hak, barış ve refahını gözetecek bir insan kaynağı yönetimi standardı oluşturmayı önemser. Bu standartların, çeşitliliğin getirdiği katkıları gözetecek, objektif, tutarlı, kapsayıcı ve ayrımcılığı önleyici bir doğasının bulunması esastır.

1.          Genel İlkeler:

1.1.       Kaos GL Derneği, ayrımcılığın her biçimine karşıdır. Bu nedenle her türlü iş ilişkisinde, iş ve çalışma duyurusundan başlayarak, din, renk, ırk, cinsiyet, cinsel yönelim, cinsiyet kimliği, cinsiyet ifadesi, hamilelik, engellilik, yaş, toplumsal statü, etnik kimlik, kalıcı hastalık, fiziksel durum, medeni hal, siyasi ya da felsefi görüş ve benzeri nedene dayalı olarak ayrımcılığı yasaklar.

Kaos GL Derneği çalışanlarının beceri ve yetkinliklerine ilişkin farklı pozisyonlarda farklı düzeyler belirleyebilir.

1.2.       Kaos GL, çalışanların kişisel ve mesleki gelişimlerini desteklemeyi temel bir ilke olarak benimser. 1 haftadan uzun sürecek eğitimlere katılım yönetim kurulunun kararı ile belirlenir. Eğitimlere katılacak kişiden, eğitimin çıktılarını ve sonuçlarını Kaos GL ile nasıl paylaşacağına dair taahhüt istenir. Eğitimin çıktılarının ve sonuçlarının Kaos GL’deki çalışmasını ve performansını nasıl geliştireceğine dair rapor vermesi beklenir.

1.3.       Kaos GL Derneği, çalışanların fiziksel ve zihinsel sağlıkları ile güvenliklerini yeterli düzeyde güvence altına almakla yükümlüdür.

1.4.       Kaos GL Derneği’nde her zaman eşit işe eşit ücret ilkesi benimsenir. Kıdem nedeniyle kazanılan haklar gözetilerek, kadın ve erkek çalışanlar arasında ücrete dayalı bir farklılaştırılmaya gidilemez.

1.5.       Kaos GL Derneği, evrensel insan hakları ve çalışan hakları standartlarını uygulamakla yükümlüdür. Bunun yanı sıra, Türkiye’deki hukuk sistemi içerisindeki ilgili tüm mevzuata tam olarak uyum sağlar.

1.6.       Kaos GL Derneği çalışanları, karşılıklı güven ve anlayış, şeffaflık, iyi niyet, hakkaniyet, adalet, yardımlaşma ve dayanışma ilkeleri çerçevesinde iletişim kurar ve bir arada çalışır.

2.          İşe Alım ve İşten Ayrılma Süreçleri

2.1.       Bütün işe alımlar doğru ve etkili bir planlama sürecinin sonucunda belirlenecek ihtiyaçlara göre yapılır.

2.2.       İş alanlarında her türlü ayrımcılığı engelleyecek önlemler alınır. İşin nitelikleri ve gereksinimleri konusunda adayların en doğru ve eksiksiz biçimde bilgilendirilmeleri esastır.

2.3.       Açılan pozisyonların niteliğine bağlı olarak, Kaos GL Derneği yönetimi iş ilanlarını öncelikle mevcut çalışanlara ardından dernek dışına açmayı uygun görebilir.

2.4.       İşe alım süreçlerinin tamamında, işe alım görüşmelerinde, değerlendirme ve karar alma süreçlerinde her zaman en az iki kişilik bir jürinin kurulması esastır. Jüride cinsiyet eşitliği vazgeçilmez bir unsurdur.

2.5.       İşe alım görüşmelerinin adil ve eşit gerçekleşmesi için gerekli tüm önlemler alınır. Bunun için önceden hazırlanmış materyallerin kullanılması temel bir gerekliliktir. İşe alım kararı alınırken tüm adaylara uygulanan objektif kriterler dışında başka unsurlar gözetilemez.

2.6.       Bütün iş sözleşmeleri uluslararası ve ulusal çalışma standartları ve mevzuatına uygun olarak düzenlenir.

2.7.       İşe alınan çalışanlar için kapsamlı ve detaylı bir oryantasyon programı oluşturulur ve uygulanır. Bu program çerçevesinde çalışanların sorumlulukları ve çalışanlardan beklentiler doğru ve açık bir biçimde açıklanır.

2.8.       Çalışanların kendi rızalarıyla işten ayrılmaları durumunda işten ayrılma mülakatı genel koordinatör tarafından gerçekleştirilir.

2.9.       Çalışanların işten çıkarılması Kaos GL Derneği için her zaman son seçenektir. Bu çerçevede sadece ekonomik nedenlerle gerçekleştirilecek işten çıkarmalar için Yönetim Kurulu Başkanı, sayman, genel koordinatör ve çalışanların kendi aralarından belirleyeceği bir temsilcinin oluşturacağı kurul tarafından belirlenecek ilkelere göre gerçekleştirilir.

2.10.     Bütün çalışanların geçerli bir sözleşmesi olmalıdır. Belirli Süreli Sözleşmeler sadece belirli bir pozisyonun vekâleti, kısa süreli ihtiyaçlar ve projeler veya özel olarak fonlanan pozisyonlar için uygun olan hallerde kullanılmalıdır. 

2.11.     Bütün pozisyonlar için detaylı tasarlanmış iş tanımları yaratılmalıdır. Çalışanların işlerini etkili bir biçimde yapabilmesi için bu tanımlar işin içeriğini, sorumluluk derecesini, karar alma yükümlülüğünü kapsamalıdır.

2.12.     Bütün yeni çalışanların bir işe başlama planı olmalıdır ve bu plan hem yöneticide hem de çalışanda bulunmalıdır. Çalışanın Dernek bünyesindeki rolüne uyum sağlaması ve tüm görevlerinin kapsamından emin olması için bu plan birkaç haftayı kapsamalıdır ve devam eden bir süreç olmalıdır.

2.13.     İşe başlama planı yeni bir pozisyona geçen, terfi alan veya uzun bir izinden (hamilelik veya araştırma-gezme izni) geri dönen mevcut çalışanlar için de düşünülmelidir.

2.14.     Yeni başlayan çalışanların örgütün amaçlarını anlaması ve aidiyet hislerinin geliştirilmesi için onlara derneğin vizyonu, değerleri ve hedefleri hakkında bilgi verilmelidir.

2.15.     Çalışanların performanslarından beklenenleri ve yaptıkları işin Kaos GL Derneği’nin hedeflerine nasıl katkıda bulunduğunu anlamaları için onlara verilen iş tanımı açık ve net olmalıdır.

2.16.     Kötü performansa dair ufak problemler, ilk fark edildiğinde deneyim aktarımı yapılarak, benzer bir sorunun geçmişte nasıl çözüldüğüne ilişkin bilgi verilir. Sorunların mümkün olduğu kadar yazılı iletilmesi ve kayıt altına alınması zaruridir. 

2.17.     Yeterli araştırma yapılmadan ve bireye zamanında ve adaletli bir şekilde cevap hakkı verilmeden kişiye dair herhangi bir disiplin kararı verilmemelidir.

2.18.     Büyük bir kural çiğneme/ihmalkârlık olmadığı takdirde (örneğin rüşvet, taciz, zimmet, çocuk istismarı, kadına yönelik şiddet, ayrımcılık yaratma vb) hiçbir çalışanın kuralları ilk ihlalinde işine son verilmemelidir. İhmalkârlık ve kural çiğneme örnekleri tüm çalışanlara verilmelidir.

2.19.     Performans yetersizliği sebebiyle çalışanın işine son vermek adına resmi adımlar atılmadan önce performansını arttırabilecek bütün mantıklı seçenekler araştırılmalı, uyarılar ve itiraz hakkı verilmelidir. İşe son verme süreci ve ilgili ödemeler yerel hukuka uygun ve en iyi şekilde yönetilmelidir. Bu süreçte çalışanın temsil ve itiraz hakları olmalıdır. İşe son verme sürecindeki bütün adımların tamamlandığından emin olmak için basit bir kontrol listesi hazırlanmalı ve kullanılmalıdır.

2.20.     “İnsan Kaynakları Yönetim Standartları ve İdari Usuller” belgesi çalışanların özlük dosyalarına eklenir.

2.21.     Özlük dosyalarına ek olarak, “satın alma kuralları, “rüşvet ve yozlaşmaya karşı politika belgesi” eklenir.

2.22.     Projelerde görevlendirilen çalışanlara bu karar yönetim kurulu kararı ile bildirilir ve özlük dosyasına eklenir.

2.23.     Maliyet paylaşımı söz konusu olan projelerde fon veren kurumlarının bilgilendirilmesine, maliyet paylaşımı insan kaynağı söz konusu olduğunda yönetim kurulu kararı ile kayıt altına alınmasına ve maliyet paylaşımına katkı sağlayan bütün kurumlarının katkılarının ayrıntılandırılmış bütçe üzerinden görünür olacak şekilde hazırlanmasına ve yönetim kurulu kararı ile onaylanmasına ve proje denetimi ve/veya dernek denetimi sırasında maliyet paylaşımın proje denetim raporuna yansıtılır.

 

3.          Maaşlar ve diğer ödemeler

3.1.       Kaos GL Derneği tüm çalışanları için SSK primlerini ve vergileri tam öder. Tam zamanlı çalışanların maaşları ayın ilk yedi iş günü içerisinde ödenir.

3.2.       Kaos GL Derneği’nde geçici personel dışında tam zamanlı 16 çalışan kategorisi vardır. Temel maaşlar ve azami maaşlar genel koordinatörün talebi ve yönetim kurulunun onayıyla yıllık bütçenin imkân verdiği oranda düzenlenir. İhtiyaç durumunda yönetim kurulu kararıyla ile yeni pozisyon yaratılabilir.

 

1.          Medya Koordinatörü

2.          Web Muhabiri, 

3.          Medya İzleme Uzmanı,

4.          İngilizce Web editörü

5.          Akademik ve Kültürel Çalışmalar Koordinatörü,  

6.          İnsan Hakları Eğitimi ve Kapasite Geliştirme Koordinatörü

7.          Savunuculuk Koordinatörü,

8.          İnsan Hakları İzleme raportör

9.          Dernek Avukatı,

10.        Mültecilik Koordinatörü,

11.        Sosyal Hizmet Uzmanı

12.        Uluslararası İlişkiler Koordinatörü

13.        Kaynak Geliştirme Koordinatörü,

14.        İdari koordinatör,

15.        Finans Koordinatörü,

16.        Genel Koordinatör,

 

3.3.       Kaos GL Derneği’nde maaşlar hiçbir zaman asgari yaşam standartlarını karşılayamayacak bir düzeye çekilemez. Kurumun finansal durumundan kaynaklanan olası zorluklar ve bundan dolayı zamlara uygulanan olağanüstü kısıtlamalar durumunda çalışanlar arasındaki eşitlik ve en düşük ücretlilerinin geçim durumu özenle gözetilir.

 

3.4.       Zamlar

Bütçenin imkân verdiği oranda yönetim kurulu kararıyla Ocak ayı itibariyle maaşlara yansıtılır. Bir yılı dolmamış çalışanlar için tek seferlik uygulama ile zam dönemi Ocak ayına getirilir:

 

3.4.1.    “Yıllık net zam” hesaplanır: 1 yıl dolduktan sonra çalışanın alması gereken zamlı maaş “aylık normal zam” ve 1 yılı doldurmadan önce alması gereken işe başlama maaşı toplanarak “yıllık net zam” hesaplanır.

3.4.2.    “Aylık net zam” hesaplanır: “Yıllık net zam” on ikiye bölünür ve aylık ücrete Ocak’tan başlayarak her ay yansıtılır.

3.4.3.    Kurumda genel olarak geçerli maaş seviyesinin altından istihdam edilmiş sözleşmeli çalışanlarının kadrolu çalışan hale getirilme imkânı ve maaşın çalışanlar arasında eşitliği yansıtacak şekilde düzeltilmesi için kaynak geliştirme ve genel koordinatör her yılın Ocak ayında bir gözden geçirme yaparak bu konudaki teklifini yönetim kuruluna iletir. Sözleşmeli personelin maaşı kadrolu personelin genel seviyesinden az ise, düzeltme zammı yapılarak farkı azaltma yoluna gidilir. Bu politikada temel alınan endekslerin yetersiz bir şekilde geçim koşullarını yansıttığı durumlarda tüm çalışanlara tek seferlik endeks düzeltme zammı çok istisnai olarak yapılabilmektedir.

 

3.4.4.    Düşük ücretli çalışanlar için istisnai düzeltme zammı: Tek bir kategori içinde hiçbir çalışan aynı kategorideki en yüksek maaşlı kişinin üçte ikisinden az maaş almayacaktır.

3.4.5.    Terfii Zammı: Daha yüksek bir çalışan kategorisinde istihdam edilen mevcut çalışan için tek seferlik bir terfii zammı yapılır. Bu zammın amacı daha önceki pozisyonda oluşmuş reel zamları yeni kategorideki göreve makul bir ölçüde yansıtmaktır. Bu zam Kaynak Geliştirme ve Genel koordinatörünün önerisiyle ve çalışanın kabulüyle Yönetim Kurulu’na sunulur.

 

4.          Genel Çalışma Kuralları ve İlkeleri

4.1.       Çalışma zamanını kaydetme sistemi:

Çalışma zamanını kaydetme sistemi konusunda uygulanacak yöntemler; genel koordinatör tarafından belirlenerek yönetim kuruluna da bildirilmek kaydıyla her sene Ocak ayında ve yeni başlayanlara duyurulur. Herhangi bir değişiklik yapılmaması halinde Ocak ayında duyuru yapılmasına gerek yoktur.

 

Bütün faaliyetler ve izinler kesinleştikleri gün içinde idari koordinatöre bildirilmelidir.

 

•           Hafta sonu fazla mesai: Hafta sonları veya bayram, resmi tatil günlerinde yapılan mesailer burada kayıt altına alınır.

 

•           Off kullanımı: Fazla mesai sebebi ile kullanılan off günleri bu faaliyet ile günde 8 saati aşmayacak şekilde kayıt altına alınır.

 

•           Seyahat: Şehir dışı çalışmalar sebebi ile yolda geçen zamanın başlangıç ve bitiş saatleri burada kayıt altına alınacaktır. Seyahat için yolda geçen zaman mesai süresinin içinde sayılır.

 

•           Seyahate bağlı kalış: Şehir dışında çalışılan günlerde çalışma ve yolda geçen zaman harici harcanan zaman bu faaliyet altına girilebilir. Bu faaliyetin girilmesi zorunlu değildir; çünkü mesai saati olarak hesaplanmaz.

 

 

 

4.2.       Çalışma Süreleri:

4.2.1.    Normal çalışma süresi günde 8 (sekiz) saat, Cumartesi ve Pazar hariç olmak üzere haftada 5 (beş) gün, toplam 40 (kırk) saattir. (günlük çalışma süresine 1 saatlik yemek ve dinlenme süresi dâhildir.) Çalışanlar en geç 10:00’da çalışmaya başlamakla sorumludur. Çalışma saati esas yetişmeyen konularda haftalık 45 saati geçen çalışmalar ücretli izin olarak kullanılır. Haftalık 40 saati aşan çalışmalar ücretli izin olarak yazılır. Her koşulda mesai saatinden sonra yani 8 saatten sonra çalışma 3 saati geçemez. Genel koordinatörün onaylamasının ardından ücretli izin tablosuna işlenir.

4.2.2.    Aşağıda belirtilen süreler, fiilen çalışılmamış dahi olsa, çalışılmış gibi iş süresinden sayılır.

a) İşyerinde ya da Kaos GL Derneğince işyeri dışında görevlendirildiği durumlarda Kaos GL Derneği’nden iş beklemekle geçen süreler,

b) Çalışanın Kaos GL tarafından işyerlerinden başka bir yerde çalıştırılmak üzere gönderilmesi halinde yolda geçen süreler,

4.3.       Çalışılmış Gibi Sayılan Durumlar:

Aşağıda belirtilen süreler, yıllık ücretli izin hesabında ve işyerindeki kıdem tazminatı süresi bakımından çalışılmış gibi sayılır:

Çalışanın uğradığı kaza ya da yakalandığı hastalıktan ötürü (3 günü aşan hastalık izinlerinde doktor raporu getirilmesi zorunludur) işine gelemediği günler,

Çalışmakta olduğu işyerlerinde geçici nedenlerden dolayı işin tatil edilmesinden kaynaklanan çalışmadan geçirdiği süreler.

 

4.4.       Ofis Dışında Çalışma:

Ofis dışında çalışma istisnai bir durumdur. Dernek tarafından yapılan görevlendirmeler, işin gereği olan rutin toplantı ve görüşmeler haricinde, ofis dışında çalışmanın gerçekleşmemesi için tüm çalışanlar azami sorumluluk üstlenir ve çaba gösterir.

 

5.          Ofis Kuralları ve Sürdürülebilirliği

 

5.1.       Ofisin sürekli açık kalması için çalışanların izin vb kullanımlarını uygun bir biçimde düzenlemeleri esastır.

5.2.       Ofisin santralının çalışmasından idari koordinatör sorumludur.

5.3.       Derneğe ilişkin bütün idari ve mali işleri Finans Koordinatörü ve Dernek avukatı düzenler.

5.4.       E-posta listeleri ve kurumsal e-posta adreslerinin yönetimi ile ilgili talepler İdari Koordinatöre bildirilir. 

5.5.       Merkez ofiste tüm ekipmanların çalışır durumda olması, idari koordinatörün sorumluluğundadır. Diğer ofislerin çalışanları arasında uygun iş bölümü yapılarak bu sorumluluk paylaşılır. Ofiste bozulan, kırılan bir ekipman fark eden çalışanlar bu durumu idari koordinatöre bildirmelidir. İdari koordinatör anlaşmalı kurumları arayarak bozulan ekipmanın tamirini sağlar.

İdari Koordinatör ofisin düzgün çalışması için gerekli donanımın satın almasından ve bakım anlaşmalarını yapmaktan sorumludur.

Gönüllüler ve personel için değerli eşyaların kullanımına ilişkin kurallar şunlardır:

•Eşyadan sorumluluk üstlenmiş kişi, eşyanın kırılmaması veya çalınmaması için gerekli tüm makul önlemleri alır.

•Eşyanın kırıldığı ya da çalındığı durumda, eşyadan sorumlu çalışan veya gönüllü (gerekli olduğu durumlarda) polis raporunun temin edilmesi ve sigorta şartlarının veya dernek muhasebesinin gerektirdiği bilgilerin yazılı ve imzalı bir rapor olarak verilmesinden sorumludur.

•Yukarıdaki şartlar makul bir biçimde yerine getirildiği ve eşyanın değerine oranla açık tedbirsizlik ya da yolsuzluk bulunmadığı durumlarda, kaybedilen eşyanın maliyeti gönüllü ya da personel tarafından değil, dernek tarafından karşılanır.

 

5.6.       Bütün çalışanlar masaları ve çevresini temiz ve düzenli tutmalıdır. Ortak kullanım alanı olan toplantı odası, tuvaletler ve mutfağın temiz ve düzenli tutulması her çalışanın kendi kullanımı sonrası sorumlu olduğu bir alandır. Örneğin, her çalışan gün içinde kullandığı mutfak eşyasını bulaşık makinesine yerleştirmelidir. Toplantı odasının genel düzeninden ve trafiğinin düzenlenmesinden örgütlenme koordinatörü sorumludur.

 

5.7.       Arşiv

Arşivden ve envanter tutulmasından genel olarak idari koordinatör sorumludur, ancak her çalışan kendi çalışma alanı ile ilgili malzemelerden birinci derecede sorumludur. Gönderilen her broşür vs malzemenin sayısı, envanter sayımı için idari koordinatöre bildirilmelidir.

Stantlardan vs. den gelen malzemelerin gecikmeden, aynı gün içinde yerlerine kaldırılmasından ilgili stand görevlendirilen kişiler sorumludur.

Kütüphaneden akademik ve kültürel çalışmalar koordinatörü sorumludur. Kütüphaneden alınan her türlü kitap kayıt altına alınır ve takibi yapılır.

 

5.7.1.    Gelen ve Giden Posta

Merkez ofise gelen tüm posta; faks mesajları da dâhil olmak üzere, idari koordinatör tarafından alınır, dernek avukatı tarafından kaydı yapıldıktan sonra bekletmeden ilgili kişi veya kişilere iletilir.

Tüm çalışanlar kendilerine gelen kurumsal içerikli, resmi e-postaları “gelen evrak” konu başlığı ile dernek avukatına gönderir. Dernek avukatı bunların çıktısını alarak gelen evrak defterine kaydeder.

PTT gönderimleri Pazartesi ve Çarşamba günleri yapılır.

Her hafta Pazartesi ve Çarşamba günleri saat 15:00’e kadar PTT ile gönderilmesi gereken postalar, gönderime hazır olarak idari koordinatöre teslim edilir.

•           Dijital güvenliği sağlanmasına yönelik düzenli aylık hatırlatma idari koordinatör tarafından mail yoluyla çalışanlara yapılır. Çalışanlar dijital güvenlik konusunda idari koordinatörün tavsiyelerine uymaları beklenir.

 

6.          Genel Resmi İşlemler

Kaos GL Derneği dernekler mevzuatını tam olarak uygulamakla yükümlüdür. Tüm çalışanlar, düzenledikleri her türlü etkinlik ile ilgili zaman, yer, içerik ve yapılan harcamaların kapsamına dair bilgiyi ve bütçe kodlarını finans koordinatörüne, genel koordinatöre ve idari koordinatöre e-posta ile göndermekle yükümlüdür. Bu bilgiler YK kararlarının yazılmasında ve diğer idari işlemler için önemlidir.

Tüm çalışanlar basılı broşür, kitap, bülten vb tüm yayınların 10’ar kopyasını örgütlenme koordinatöre teslim etmekle yükümlüdür. Senelik verilen dernekler beyannamelerinde bu kopyaların sunulması yasal zorunluluktur.

7.          Ofis İçi İletişim ve Ofis Toplantıları

Ofis kuralları ve sürdürülebilirliği konusunda uygulanacak yöntemler; genel koordinatör tarafından belirlenerek yönetim kuruluna da bildirilmek kaydıyla her sene Ocak ayında ve yeni başlayanlara duyurulur. Herhangi bir değişiklik yapılmaması halinde Ocak ayında duyuru yapılmasına gerek yoktur.

 

7.1.       Ofis Toplantıları:

Genel koordinatörün aylık planlaması doğrultusunda iki haftada bir yapılır. Belirli bir alana ya da projeye odaklanan ofis toplantıları da yapılabilir.

7.2.       Ofis İçi İletişim ve Bilgilendirme:

Çalışanlar bulundukları birim içinde ya da başka birimlerle şeffaf ve akıcı bir iletişim akışının oluşması için gerekli tüm özveriyi gösterir ve sorumluluk üstlenir.

Ofis içinde çalışma huzurunu korumak için gerekli özenin gösterilmesi ve sessizliğin sağlanması herkesin ortak sorumluluğudur.

İletişimin aksamadan yürümesi için herkesin sorumlu ve duyarlı davranması ve başka çalışanların iş yükünü arttırmayacak düzen ve hızda iletişim kurması esastır.

8.          Çalışanların Finansal Sorumlulukları

8.1.       Bütçe Takibi:

Proje koordinatörleri projelerinin bütçelendirmesi, finansal yönetimi, raporlamasından sorumlu oldukları gibi; diğer çalışanlar da kendi çalışma alanları ile ilgili bütçeyi takip etmek, harcamalarını bu bütçe çerçevesinde yapmak, bütçe aşımları vb. konulara genel koordinatör ve/veya finans koordinatörü tarafından uyarılmadan önce dikkat göstermek, ek fon planları ve gerçekleşen ek fonu finans koordinatörü ve genel koordinatöre bildirmekle yükümlüdürler.

Teklifler:

Çalışanlar Satın Alma Kuralları belgesindeki prosedürlerin uygulanmasından sorumludurlar. Söz konusu kurallar gereği alınacak teklifler ve doldurulacak talep formları ve bu belgelerin yetkili kişilere ulaştırılması, ödemelerin yapılmasının sağlanmasından proje koordinatörleri ve diğer çalışanlar sorumludurlar. Ayrıca onaylanmış tüm belgeler ve faturalar, ödeme belgeleri ilgili çalışan tarafından dosyalanmak üzere Genel Koordinatör ve/veya Finans Koordinatörüne teslim edilir.

8.2.       Ödemeler:

Hafta içi mesai saatleri içinde ödeme yapılır.

Çalışanlar kendi çalışma alanları ile ilgili yapılacak ödemelerin maliye mevzuatınca geçerli belgelerini üzerlerine yazarak finans koordinatörü ve genel koordinatöre teslim ederler. Genel koordinatör bu faturaları kontrol ederek ”ödenecekler” dosyasında saklı tutar.

9.          Fazla Mesai ve Fazla Mesailerin Kullanımı

Fazla mesai ve kullanımı konusunda uygulanacak yöntemler; genel koordinatör tarafından belirlenerek yönetim kuruluna da bildirilmek kaydıyla her sene Ocak ayında ve yeni başlayanlara duyurulur. Herhangi bir değişiklik yapılmaması halinde Ocak ayında duyuru yapılmasına gerek yoktur.

9.1.       Günlük 8 saat ve haftalık normal iş süresi olan 40 saatin üstünde yapılan her türlü çalışma fazla mesai sayılır. Fazla mesai süresi miktarı kadar ücretli izin kullanılır. Fazla mesailerden kaynaklı ücretli izin kullanımı için en az iki iş günü öncesinde yazılı onay alınır. Bütün izinler kesinleştiği gün ortak takvime işlenir. Çalışanların fazla mesai ortaya çıkarmayacak şekilde planlama yapmaları ve çalışmaları esastır.

 

10.        Çalışanların Sağlık ve Güvenliği

10.1.     Kaos GL Derneği, çalışanların çalışma süreleri içinde sağlık ve güvenliklerinin korunmasından sorumludur. Bu çerçevede gerekli her türlü önlemi almak için düzenli olarak çalışmada bulunması gerekir. Bu konuya özel ve gerekli gizliliğe haiz bir politikanın oluşturulması ve güncellenmesi esastır.

10.2.     Kaos GL Derneği ofislerinde sigara içilmez.

10.3.     Kaos GL Derneği ofislerinin ve çalışma ortamlarının gerekli asgari hijyen ve temizlik kurallarına uygunluğu, herkesin kişisel sorumluluğunun yanı sıra, Kaos GL Derneği’nin sorumluluğudur.

11.        Tacizden Korunma

11.1.     Çalışanların tacizden korunması için her türlü önlemi almak Kaos GL Derneği’nin sorumluluğudur. Bu belgenin kabulüyle birlikte Kaos GL Derneği bir yıl içinde bir işyerinde tacizi ve baskıcı davranışları önlemeye yönelik politika belgesi oluşturulmalıdır.

11.2.    

İş Yerinde Tacizi ve Baskıcı Davranışları Önleme Politikası

Politika Kapsamı

Kişiler Açısından Kapsam

Bu İş Yerinde Tacizi ve Baskıcı Davranışları Önleme Politikası (Politika), Kaos GL Derneği’nde geçici veya sürekli, profesyonel, stajyer, sözleşmeli veya gönüllü tüm pozisyonlar için geçerli olup bu pozisyonlarda çalışan kişileri korumak için hazırlanmıştır.

Konu Açısından Kapsam

Bu Politika özellikle iş yaşamında hiyerarşik bir yapılaşmanın içinde görülen psikolojik şiddet, baskı, kuşatma, taciz ve rahatsız etme dâhil olmak üzere mobing olarak bilinen, tüm sistematik taciz şekillerini ve cinsel tacizi kapsar.

Bu Politika çerçevesinde mobing uzun süreli, kasıtlı ve sistematik bir taciz türüdür. Bu tacizin ya da ayrımcılığın nedenleri örneğin ırk, dini inanç, renk, ulusal aidiyet, köken, fiziki engel, zihinsel engel, tıbbi durum, medeni hal, cinsiyet veya yaş olabilir, ancak Politika bu gerekçelerle sınırlı değildir.

Bu Politika kapsamında olan sistematik tacizin bazı örnekleri şunlardır:

           Kendini göstermeyi ve iletişim oluşumunu etkilemek, örneğin:

           Üst konumda olan kişi mağdurun kendisini gösterme olanaklarını kısıtlar, sürekli sözünü keser, yüzüne bağırır ve yüksek sesle azarlar, yapılan işi sürekli eleştirir.

           Sosyal ilişkilere saldırılar, örneğin:

           Çevredeki insanların mağdur edilen kişi ile konuşmaması, bu kişinin kimse ile konuşamaması, kendisi mekânda yokmuş gibi davranılması.

           İtibara yönelik saldırılar, örneğin:

           Mağdur edilen kişinin arkasından kötü konuşulması, asılsız söylentilerin yayılması, gülünç durumlara düşürülmesi, cinsel imaların yapılması.

           Kişinin yaşam kalitesi ve mesleki durumuna saldırılar, örneğin:

           Hiçbir özel görevin bu kişiye verilmemesi, verilen işlerin geri alınması, sürdürülmek için anlamsız işlerin verilmesi, işlerin sürekli değiştirilmesi, kişisel zarara sebep olunması.

           Kişinin sağlığına doğrudan saldırılar, örneğin:

           Fiziksel olarak ağır işleri yapmaya zorlanılması, fiziksel şiddet tehditlerin yapılması, fiziksel zarar verilmesi, doğrudan cinsel taciz.

Bu örnekler dışındaki davranışlar da politika kapsamında olabilmektedir.

 

Cinsel taciz açısından Politika tek seferlik eylemleri de kapsamaktadır.

 

Diğer Kurallarla Uyum

Bu Politikanın amacı hukuktan kaynaklanan yükümlülüklerinden fazla koruma sağlamaktır ve içindeki hükümler hukukun sağladığı korumayı zayıflatacak şekilde yorumlanamaz.

Hukuktan Kaynaklanan Bazı Yasak Ve Müeyyideler

Yukarıda sayılan bazı eylem türleri ayrıca yürürlükteki ceza ve iş mevzuatları çerçevesinde ele alınmaktadır. Örneğin, 4857 sayılı ve 22.5.2003 tarihli İş Kanunun 24. maddesine göre

“Süresi belirli olsun veya olmasın işçi, aşağıda yazılı hallerde iş sözleşmesini sürenin bitiminden önce veya bildirim süresini beklemeksizin feshedebilir:

[...]

II. Ahlak ve iyi niyet kurallarına uymayan haller ve benzerleri:

[...]

İşveren işçinin veya ailesi üyelerinden birinin şeref ve namusuna dokunacak şekilde sözler söyler, davranışlarda bulunursa veya işçiye cinsel tacizde bulunursa.

İşveren işçiye veya ailesi üyelerinden birine karşı sataşmada bulunur veya gözdağı verirse, yahut işçiyi veya ailesi üyelerinden birini kanuna karşı davranışa özendirir, kışkırtır, sürükler, yahut işçiye ve ailesi üyelerinden birine karşı hapsi gerektiren bir suç işlerse yahut işçi hakkında şeref ve haysiyet kırıcı asılsız ağır isnat veya ithamlarda bulunursa.

İşçinin diğer bir işçi veya üçüncü kişiler tarafından işyerinde cinsel tacize uğraması ve bu durumu işverene bildirmesine rağmen gerekli önlemler alınmazsa. [...]”

Aynı yasanın 25. maddesine göre

“Süresi belirli olsun veya olmasın işveren, aşağıda yazılı hallerde iş sözleşmesini sürenin bitiminden önce veya bildirim süresini beklemeksizin feshedebilir:

[...]

II- Ahlak ve iyi niyet kurallarına uymayan haller ve benzerleri:

[...]

İşçinin, işveren yahut bunların aile üyelerinden birinin şeref ve namusuna dokunacak sözler sarf etmesi veya davranışlarda bulunması yahut işveren hakkında şeref ve haysiyet kırıcı asılsız ihbar ve isnatlarda bulunması.

İşçinin işverenin başka bir işçisine cinsel tacizde bulunması.

İşçinin işverene yahut onun ailesi üyelerinden birine yahut işverenin başka işçisine sataşması veya 84 üncü maddeye aykırı hareket etmesi. [...]”

Yine İş Kanunun 77. maddesine göre

“İşverenler işyerlerinde iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması için gerekli her türlü önlemi almak, araç ve gereçleri noksansız bulundurmak, işçiler de iş sağlığı ve güvenliği konusunda alınan her türlü önleme uymakla yükümlüdürler.

İşverenler işyerinde alınan iş sağlığı ve güvenliği önlemlerine uyulup uyulmadığını denetlemek, işçileri karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler, yasal hak ve sorumlulukları konusunda bilgilendirmek ve gerekli iş sağlığı ve güvenliği eğitimini vermek zorundadırlar. Yapılacak eğitimin usul ve esasları Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığınca çıkarılacak yönetmelikle düzenlenir.

İşverenler işyerlerinde meydana gelen iş kazasını ve tespit edilecek meslek hastalığını en geç iki iş günü içinde yazı ile ilgili bölge müdürlüğüne bildirmek zorundadırlar.

Bu bölümde ve iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin tüzük ve yönetmeliklerde yer alan hükümler işyerindeki çıraklara ve stajyerlere de uygulanır.”

Ceza hukuku çerçevesinde de kesin hükümler bulunmaktadır, örneğin 26.9.2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu’nun 105. maddesine göre

(1) Bir kimseyi cinsel amaçlı olarak taciz eden kişi hakkında, mağdurun şikâyeti üzerine, üç aydan iki yıla kadar hapis cezasına veya adlî para cezasına hükmolunur.

(2) Bu fiiller, hiyerarşi veya hizmet ilişkisinden kaynaklanan nüfuz kötüye kullanılmak suretiyle ya da aynı işyerinde çalışmanın sağladığı kolaylıktan yararlanılarak işlendiği takdirde, yukarıdaki fıkraya göre verilecek ceza yarı oranında artırılır. Bu fiil nedeniyle mağdur işi terk etmek mecburiyetinde kalmış ise, verilecek ceza bir yıldan az olamaz.

Bu hükümler dışında da uygulanabilecek tüm yasal normlar mümkün olan en geniş şekilde bu Politika tarafından korunan kişilere bildirilmeli. Ayrıca, Kaos GL Derneği bu Politika çerçevesinde tüm işyerinde taciz konulu ILO sözleşmelerine ve beyannamelerine Türkiye’nin taraf olup olmadığına bakılmaksızın uyacaktır.

Sorumluluk Kuralları

İşvereni temsilen, Yönetim Kurulu gözetim borcu ve çalıştıran sıfatıyla sorumluluk çerçevesinde tüm bu Politikanın kapsadığı kişilerin korunmasından sorumludur. Yönetim Kurulu çalışanlara yönelik olarak işveren yetkilerini, üyelere yönelik ise disiplin sürecinden kaynaklanan yetkileri bu amaçla kullanmakla yükümlüdür.

Tüm çalışanlar kendi ihlalleri açısından hem mağdura, hem işverene yönelik sorumludur.

Makul gözetim yükümlülüğünü yerine getirmediği ve gereken özeni göstermediği takdirde, genel koordinatör, staj danışmanı ve diğer idari üst konumunda olanlar kendi ihlalinden sorumlu olmak yanı sıra çalışanların ihlallerinden çalıştıran sıfatıyla sorumludur.

Kurum İçi Şikâyet Ve Müeyyideler

Yasal yollara başvurmanın yanı sıra Kaos GL Derneği içi şikâyet yolu kullanılabilmektedir. Şikâyetler ilk aşamada sözlü ya da yazılı olarak genel koordinatör ya da Yönetim Kurulu’nun biri erkek, biri kadın olmak üzere belirlediği iki kişiden birine yazılı olarak iletilir. Yönetim Kurulu tarafından belirlenen bu kişilerin irtibat bilgileri Kaos GL Derneği internet sayfalarında ve tüm çalışma mekânlarında görünür bir şekilde sunulacaktır. Bir Yönetim Kurulu üyesine yönelik şikâyet durumunda söz konusu Yönetim Kurulu üyesi soruşturmanın yürütülmesinden çekilir.

Şikâyet gerekli gizlilik içinde, tam ve ivedi olarak araştırılması için ele alınır ve şikâyet tutanağı ile şikâyetle ilgili tüm bulgular şikâyeti ele alan kişinin imzasıyla şikâyet konusu kişinin/kişilerin ulaşamayacağı bir şekilde dosyalanır. Taciz sabit görüldüğü takdirde doğrudan fail kişiler durumun ciddiyetine ve yasal olanaklara göre

           Uyarı (çalışan ve stajyerler için, duruma göre hemen veya personel değerlendirme sürecinde yapılabilir);

           Staj veya iş sözleşmesi feshi;

           Üyelere yönelik olarak, Sosyal Denetçilik ya da Disiplin Kurulu süreçlerini işleterek disiplin soruşturulması ve gerektiği takdirde üyelikten çıkarılma;

İle karşı karşıya bırakılabilir.

Failin üst konumunda olan ve fail ya da şikâyetçi açısından gözetim yükümlülüğüne sahip kişinin soruşturma kapsamına alınması zorunludur ve hakkında yukarıda sayılan müeyyideler uygulanabilmektedir. Üst konumda olan kişide kusur bulunmasa da, soruşturmanın kapanmasından sonra bir ay içinde iş ortamının iyileştirilmesine yönelik olarak alınacak yeni önlemlerin listesini Yönetim Kurulu’na sunmalıdır.

Yukarıdaki süreç sonucunda tacizde bulunduğu sabit bulunan bir kişi her zaman Yönetim Kurulu’na yeniden soruşturma için başvurabilmektedir.

Kurum içi süreç hiçbir şekilde ayrıca mahkemeye başvurulmasına engel değildir ve şikayeti alan kişi şikayetçiyi bu konuda bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu konuda bilgilendirme yapıldığını teyit eden ve şikâyetçi tarafından tarih ekleyerek imzalanan yazılı bir belge tüm soruşturma dosyalarında bulunmalıdır.

Şikâyette Bulunanlara Yönelik Baskı

Kurum içi ya da mahkemeye şikâyette bulunan bir kişi üstleri tarafından özel koruma altına alınmalı ve gerekli görüldüğü takdirde iş ortamı geçici olarak değiştirilebilmelidir. Şikâyetçi olduğu için bir kişiye yöneltilen baskı ve taciz beklenmeden ivedi soruşturma konusu edilmelidir.

Politikanın Tanıtılma Zorunluluğu

Bu Politika tüm Kaos GL Derneği çalışma mekânlarında basılı olarak ve kolay erişilebilir bir şekilde bulundurulmalıdır. Ayrıca Politika kamusal bir şekilde Kaos GL Derneği web sitesinde bulundurulmalıdır.

Kaos GL Derneği için çalışılmaya başlandığı gün, bu Politika kapsamında olan kişilerin bu belgeyi okuduklarına dair imzalı bir belge personel dosyasına eklenmelidir.