1. ENGLISH

Kaos GL Yolsuzluğu Önleme Uygulama Kılavuzu

Yolsuzluğu Önleme Politikası
Uygulama Kılavuzu
 
1.   Demirbaşlar
 
ü Demirbaşlar kayıtlı mı?
ü En az iki üye ve çalışan demirbaşları düzenli güncelliyorlar mı?
ü Demirbaşlar sigortalanıyor mu?
 
Demirbaş listesinin güncellenmesi, işlerlilik kontrolünün yapılması, işler durumda olmayan demirbaşların tasfiyesi, fazla demirbaşların benzer faaliyet alanlarında çalışan kuruluşlara bağışlanması tutanakla yapılması gereken işlerdir. Yıllık kontrollerde mevcut durum üzerinden oluşturulan tutanaklar planlama amaçlı kullanılır. Tutanaklarda demirbaş listesinden düşme, bağış ve demirbaş listesinden çıkartma tavsiyeleri dernek yönetim kurulu kararı ile uygulanır. Durum tespiti ile ilgili görevlendirme ve sonuçlar dernek karar defterine işlenir.   
 
2.   Ödemeler
ü Ödemeyi alan kişi onayı veren kişi mi?
ü Hesaplar en az iki yetkili imza ile açıldı, işletildi ya da kapatıldı mı?
ü Ödeme yapılmadan önce yetkili kişi(ler)nin onayı alındı mı?
ü Hesaplar ve mali evraklar kapalı ve güvenlikli bir yerde mi saklanıyor?
ü Ödemeler belirli bir amaç, gerekçe ve yetkilinin onayı ile mi yapılıyor?
ü Alışıldık olmayan sıra dışı ödemeleri tespit için tedbir ve kurallar var mı?
ü Finans politikası, muhasebe sistemi ve genel performans için yeterli bilgi var mı?
ü Bütçe değişiklikleri ve gerekçeleri uygun ve yeterli mi?
ü Muhasebe ve finans süreçlerinde herhangi bir harcama kaleminde aniden bir artış var mı? Artışın gerekçeleri makul ve açık mı?
ü Vergi ödemelerinde erteleme yapılıyor mu? Gerekçesi makul mü?
ü Çalışanların vergileri ve zorunlu kesintileri erteleniyor mu?
ü Ödemelerde yasal limitlere uyuluyor mu?
ü Ödeme takip sistemi var mı?
 
3.   Mali Denetim
 
ü Aktif işleyen bir denetleme kurulu var mı? Denetleme kurulu raporları ve çalışmaları ile ilgili bir standart var mı?
ü Mali Denetimle birlikte faaliyetler ve politikalar da denetleniyor mu?
ü Denetlemelerde faaliyet/maliyet oranları ile ilgili değerlendirmeler yer alıyor mu?
ü Dernek işlerinde ve projelerde denetim yapılıyor mu?
ü Dernekler Dairesi Başkanlığının denetimlerinden yeterli değerlendirmeler alınıyor mu?
ü Dernekler Dairesi denetleme formları denetleme kurulu tarafından yıllık düzeyde dolduruluyor mu?
ü Nitelikli finans ve muhasebe uzmanı çalışıyor mu?
ü Denetleme süreçleri ile ilgili görev tanımları yeterli ve güncel mi?
ü İzleme değerlendirme ve etki değerlendirmede mali yönler inceleniyor mu?
ü Satın alma kuralları işletiliyor mu?
ü Mali işlemlerde çıkar çatışması süreçleri izleniyor mu?
ü Yolsuzluk politikası mali denetimlerde yol gösterici belge olarak kullanılıyor mu?
 
4.   Satın Alma
 
ü Satın alma (hizmet, mal) süreçlerinde işlem onaylanıp yetkilendirme yapılıyor mu? Satın alma kararları gerekçelendirilip düzenli tutuluyor mu?
ü Satın alınan malların fiziksel kontrolü yapılarak fatura özelliklerine göre karşılaştırılıyor mu?
ü Mal ve hizmet alımlarında miktar, tür, fiyat özellik konularında karar veren ve kontrol süreçlerinde birden fazla kişi çalışıyor mu?
ü Satın alma süreçlerinde farklı fon kuruluşlarının standartları kullanılıyor mu?  Kullanılan standartlar derneğin asgari standartları ile uyumlu mu?
 
Yıllık düzeyde satın alma süreçleri denetim raporlarına yansıtılmalı. 
 
5.   Hediye ve Kutlamalar
 
ü Ziyaretçi paydaş ve diğer kurum ve kişilere verilecek hediye ya da hizmet ve harcamalar için üst limit belirlendi mi?
ü Hediye olarak kabul edilemeyecek eşyaların liste ve fiyat aralığı var mı?
ü Çalışanları bir hediye almadan önce soracakları sorular belirlendi mi?
 
6.   Bordrolu ve Tam Zamanlı Çalışanlar
 
ü Personelin güncel özlük dosyası var mı?
ü Bordrolu olup da maaş almayan kimse var mı?
ü Makbuz ve fatura verilmeden ödeme yapmaya yetkili kimse var mı?
ü Proje uygulamaları ile ilgili olarak düzenli mali ve faaliyet raporu hazırlanıyor mu?
ü Kilit uzmanlar ve çalışanlar sıklıkla istifa ediyor mu?
ü Çalışanların moral değerleri düşük ve bunu sıklıkla ifade ediyorlar mı?
ü Kurumda çalışanların iş bırakma oranları yüksek mi?
ü Kurum içi bilgi akışında bir gecikme ve aksaklık yaşanıyor mu?
ü Görev tanımları ile yapılan işler tutarlı mı?
ü İşe almada ve iş akdini sonlandırmada insan kaynakları politikası uygulanıyor mu?
 
7.   Ulaşım, Seyahat ve Harcırahlar
 
ü Ulaşım, seyahat ve harcırahlar onaylanıyor mu?
ü Seyahatlerin mali ve faaliyet raporlamaları düzgün ve tutarlı mı?
ü Seyahatlere ilişkin sigortalar yaptırılıyor mu?
 
8.   Gelirler ve Nakit
 
ü Kıymetli evrak ve varlıklar için fiziksel olarak tedbir alındı mı? Güvenlik tedbirleri var mı?
ü Banka işlemleri günlük olarak mı yapılıyor? Yetkilendirmeler, takip ve raporlamalar net mi?
ü Mali ve muhasebe raporları zamanında mı hazırlanıyor? Proje bütçeleri ile muhasebe kayıtları tutarlı mı?
ü Proje uygulamalarının mali raporları gerçek zamanlı takip imkânı veriyor mu? Gecikmelere yönelik tedbirler var mı?
ü Nakit akışında risk planı var mı?
ü Gelirler ve planlama arasındaki ilişki gerçekçi mi?
ü Fon geliştirme süreçleri etkili mi?
ü Yıllık bilançolar açıklanıyor mu?